1 Introduksjon

Oriflame er ansvarlig for å samle inn rapporter om alvorlige uønskede effekter av kosmetikk og formidle denne informasjonen til relevante interessenter. Å gi rapporter om alvorlige uønskede effekter og dele denne informasjonen gjør kosmetikk tryggere og er et viktig aspekt i beskyttelsen av folkehelsen.

Denne personvernerklæringen skisserer hvordan vi samler inn og bruker personopplysningene dine når du sender inn et uønsket reaksjonskrav. Vi er forpliktet til å beskytte personvernet ditt og overholde gjeldende databeskyttelseslover.

Denne personvernerklæringen er rettet til:

Personer som rapporterer uønskede hendelser, gir sikkerhetsinformasjon angående produktene våre, ber om medisinsk informasjon og sender inn klager på produktkvalitet;

Personer som er gjenstand for uønskede hendelser, spørsmål om medisinsk informasjon og klager på produktkvalitet.

Referanser i denne merknaden til deg og dine skal bety en bruker av Oriflame-produkter når en bivirkningspåstand knyttet til en bivirkning en slik bruker har hatt (bivirkningspåstand).

Personopplysninger eller personopplysninger:

betyr all informasjon knyttet til en identifiserbar person som direkte eller indirekte kan identifiseres fra informasjonen

2 Hvem er vi?

Vi er Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, vi, oss, vår) og vi er en "datakontrollør" som betyr at vi er ansvarlige for å bestemme hvordan og hvorfor personopplysningene dine behandles for formålene beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vår registrerte kontoradresse er 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

 

3 Datainnsamling

Vi samler inn personlig informasjon direkte fra deg når du sender inn et krav om bivirkning eller fra en annen person (for eksempel en merkevarepartner som solgte deg Oriflame-produktet) hvis de sender inn et krav på dine vegne. Typen informasjon vi samler inn inkluderer:

  • Kontaktinformasjon: Adresse, e-postadresse, telefonnummer

  • Identifikasjonsinformasjon: Navn, fødselsår, kjønn, hudtype

  • Sensitiv informasjon: Helsedata, inkludert detaljer om bivirkninger, behandling, sykehus/legebesøk, medisinsk diagnose og kontaktinformasjon for helsepersonell.

 

4 Purposes of processing your personal information

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

 

  • overvåke sikkerheten til produktene våre, som inkluderer å oppdage, vurdere, følge opp og forhindre uønskede hendelser, og rapportere uønskede hendelser til relevante myndigheter;

  • å svare på kvalitetsklager angående produktene våre, slik som enhver feil med kvalitet og/eller effektivitet, stabilitet, pålitelighet, sikkerhet, ytelse eller bruk; svare på andre spørsmål eller forespørsler og forbedre produktene og tjenestene våre; å overholde våre retningslinjer og lokale juridiske, nasjonale/internasjonale reguleringer og overholdelseskrav;

  • å kommunisere med deg om påstanden om bivirkning;

  • gjennomføre revisjoner og forsvare rettssaker.

Vi vil kun bruke dine personopplysninger til de formålene vi opprinnelig samlet den inn for, med mindre vi med rimelighet anser at vi trenger å bruke den av en annen grunn, og den grunnen er forenlig med det opprinnelige formålet. Hvis vi trenger å bruke dine personopplysninger til et inkompatibelt formål, vil vi varsle deg og vi vil forklare det juridiske grunnlaget som tillater oss å gjøre det.

5 Rettslig grunnlag for å behandle dine personopplysninger

Vi behandler dine personopplysninger basert på følgende juridiske grunnlag:

  • Overholdelse av en juridisk forpliktelse: For å oppfylle våre rapporteringsplikter i henhold til den europeiske kosmetikkforordningen nr. 1223/2009 eller andre juridiske forskrifter.

  • Offentlig interesse: Å beskytte folkehelsen ved å undersøke og rapportere bivirkninger. 

  • Ditt samtykke: Der du har gitt oss samtykke til å bruke dine personopplysninger. 

  • Vi må beskytte vitale interesser (dine eller andres).

6 Hva er ditt ansvar?

Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Hold oss informert dersom personopplysningene dine endres. Vær oppmerksom på at hvis du ikke oppgir visse opplysninger når du blir bedt om det, vil vi ikke kunne behandle bivirkningskravet ditt.

7 Hvem deler vi din personlige informasjon med?

Som en del av å overholde våre juridiske forpliktelser, må vi dele informasjon om bivirkningskravet ditt (inkludert fødselsår, kjønn, bostedsland og medisinske opplysninger) med relevant kompetent myndighet for å oppfylle våre rapporteringsplikter i henhold til artikkel 23 i Forordning (EF) nr. 1223/2009 om kosmetiske produkter.

Vi vil dele din personlige informasjon med ethvert medlem av Oriflame Cosmetics-gruppen og andre selskaper som kan bli lagt til gruppen vår fra tid til annen i den grad slik deling er nødvendig for vår interne administrasjon av bivirkningskrav og rapporteringsformål.

Vi kan dele din personlige informasjon med Oriflame-selskapet som solgte deg et produkt som (potensielt) forårsaket uønskede reaksjoner i tilfelle det er nødvendig for å håndtere juridiske krav knyttet til slikt salg.

Vi må kanskje dele din personlige informasjon med tredjeparter, inkludert tredjeparts tjenesteleverandører (og deres utpekte agenter):

(a) som trenger å vite informasjon om din bivirkningspåstand;

(b) der loven krever det;

(c) der det er nødvendig å administrere vårt forhold til deg; eller

(d) der vi har en annen legitim interesse i å gjøre det.

Vi krever at tredjeparter respekterer sikkerheten til din personlige informasjon og behandler den i samsvar med loven.

Vi kan også dele din personlige informasjon med tredjeparter av regulatoriske og juridiske årsaker (inkludert bivirkningsrapportering som nevnt ovenfor). Et eksempel på dette er hvor vi må dele informasjonen din med en medisinsk ekspert for å evaluere funnene våre. Vi kan også dele din personlige informasjon med tredjeparter i tilfelle virksomheten vår eller i det vesentlige alle dens eiendeler er kjøpt opp av en tredjepart. 

8 Vil vi overføre din personlige informasjon utenfor EU?

Det kan hende vi må overføre personopplysningene dine til land der de kanskje ikke har databeskyttelseslover som gir samme beskyttelsesnivå som de i det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. For eksempel kan vi trenge å overføre din personlige informasjon til India hvor våre IT-støttetjenester er plassert, og vi må overføre din personlige informasjon til våre kundeserviceteam i ditt bostedsland som vil kontakte deg angående bivirkningskravet ditt.

Vi skal sørge for at slike overføringer er lovlige og støttet av sterke kontraktsmessige forpliktelser godkjent av relevante regulatorer, og at din personlige informasjon alltid oppbevares sikkert. Hvis du ønsker mer informasjon om beskyttelsestiltakene på plass, vennligst kontakt vår databeskyttelsesansvarlige på privacy@oriflame.com.   

9 Hvor lenge vil vi beholde personopplysningene dine?

Vi vil bare beholde din personlige informasjon så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet den inn for, inkludert med det formål å tilfredsstille eventuelle juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringskrav. Normalt vil vi oppbevare informasjon relatert til bivirkninger i en periode på 10 år etter datoen da siste parti av det kosmetiske produktet knyttet til bivirkningspåstanden ble brakt på markedet, men vi kan trenge å beholde det lenger hvis det er underlagt et rettslig krav, og i så fall vil vi beholde slik informasjon inntil kravet og eventuelle relaterte krav er løst. I størst mulig grad blir slik oppbevart informasjon pseudonymisert eller anonymisert.

For å bestemme passende oppbevaringsperiode for personopplysninger vurderer vi mengden, arten og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade fra uautorisert bruk eller utlevering av personopplysningene dine, formålene vi behandler personopplysningene dine for og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter, og de gjeldende juridiske kravene.

10 Hva er dine personvernrettigheter?

Ved lov har du rett til:

  • Få tilgang til din personlige informasjon. Send alle forespørsler om tilgang til registrerte skriftlig. Du trenger ikke å betale et gebyr for å få tilgang til din personlige informasjon, men vi kan kreve et rimelig gebyr hvis forespørselen om tilgang til registrerte er åpenbart ubegrunnet eller overdreven. Det kan hende vi må be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din.

  • Retting av dine personopplysninger som vi behandler om deg. Dette gjør at du kan få ufullstendig eller unøyaktig informasjon vi behandler om deg rettet.

  • Sletting av din personlige informasjon. Dette gjør at du kan be oss om å slette eller fjerne personlig informasjon.

  • protestere mot behandling av dine personopplysninger i henhold til denne kunngjøringen.

  • Begrensning av behandling av dine personopplysninger. Dette gjør at du kan be oss om å stanse behandlingen av personopplysninger om deg, for eksempel hvis du vil at vi skal fastslå nøyaktigheten.

  • Portabilitet av din personlige informasjon. Du kan be oss om å gi deg personopplysningene vi har om deg i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format til en annen part.

  • Trekk tilbake samtykke Hvis du har gitt oss samtykke til å bruke dine personopplysninger, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

  • Send en klage på våre databehandlingsaktiviteter ved å kontakte oss på privacy@oriflame.com. Alternativt kan du sende en klage til den irske databeskyttelseskommissæren online på https://forms.dataprotection.ie/contact, ved å skrive til Office of Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irland eller pr. ringe +353 (01) 765 01 00 eller +353 1800 437 737

 

Hvis du ønsker å utøve noen av dine rettigheter med hensyn til din personlige informasjon, vennligst kontakt oss ved å bruke detaljene i avsnitt 13 i denne kunngjøringen.

11 Sikkerhet

Vi behandler all din personlige informasjon konfidensielt, og vi vil ta alle rimelige skritt for å holde din personlige informasjon sikker når den har blitt overført til våre systemer. Vi implementerer passende sikkerhetstiltak for å beskytte din personlige informasjon mot uautorisert tilgang, endring, avsløring eller ødeleggelse.

12 Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen. Vi vil varsle deg om eventuelle vesentlige endringer. 

13 Kontakt oss

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi håndterer din personlige informasjon, vennligst send en e-post til vår databeskyttelsesansvarlige på privacy@oriflame.com.